Советы и инструменты для продуктивности малого бизнеса

Создайте свой собственный график

Когда вы работаете на себя, у вас может не быть установленного графика. Это не значит, что вы должны работать только тогда, когда вам хочется.

У каждого из нас свои ритмы. Кто-то больше всего успевает сделать рано утром, а кто-то оживает ночью. Определенное время суток лучше всего подходит для выполнения определенных задач; например, позднее утро может быть лучшим для стратегии и анализа, а вторая половина дня — для рутинных повседневных дел.

Ключевым моментом при составлении расписания является определение типов задач, которые вам необходимо выполнять каждый день, и лучшего времени для их выполнения.

Прекратите многозадачность и расставьте приоритеты

Когда у нас так много дел, некоторые эксперты по производительности труда говорят о преимуществах многозадачности. Хотя на бумаге это звучит как хорошая идея, многозадачность часто является убийцей продуктивности. Не позволяя вам уделять каждой задаче необходимое внимание, она также требует времени для перехода от задачи к задаче.

Вместо этого вам следует составить список дел с указанием приоритетов. Это даст вам структуру и план для обеспечения выполнения наиболее важной работы. Затем вы можете просматривать этот список по очереди, уделяя каждой задаче то внимание, которого она заслуживает.

Хороший способ расставить приоритеты — выбрать 3 самые важные задачи на сегодня. Если бы вам нужно было выполнить сегодня только 3 дела, какими они должны быть? Поместите их в начало списка, а затем повторите упражнение. Добавляйте следующие 3 пункта в список дел, пока все они не будут запланированы.

Работайте по временным блокам

Отличной стратегией управления временем является работа по временным блокам. Это определенные отрезки времени, запланированные в течение дня, когда вы сосредотачиваетесь на одной задаче из вашего списка дел.

Для каждой задачи вы выбираете определенное количество времени. Например, вы можете выделить 30 минут на проверку электронной почты перед работой над текущим проектом, который занимает один час в день.

Один из способов использования временных блоков — выбрать 30-минутные интервалы для работы. Затем вы можете назначить задания на эти интервалы. Для более сложных задач можно использовать 2 или 3 интервала.

Делайте перерывы в течение дня

Один из способов оставаться продуктивным — это планировать короткие перерывы в течение дня. Вы лучше справитесь со стрессом, но, что еще важнее, дадите своему разуму возможность остановиться.

Длительное сидение за компьютером может привести к переутомлению. Однако если вы будете регулярно делать перерывы, вы остановитесь раньше, чем почувствуете стресс. Когда вы снова сядете за компьютер, вам будет гораздо легче восстановить концентрацию.

Например, можно установить таймер и работать не более часа за раз. Затем ограничьте перерывы 15 минутами, чтобы не потерять слишком много рабочего времени.

Еще более эффективный метод — делать перерывы без использования техники. Вместо того чтобы смотреть на смартфон и прокручивать ленту социальных сетей, почитайте книгу или совершите небольшую прогулку.

Научитесь делать отличные заметки

Ведение записей — это лучший метод запоминания ключевых деталей и удержания жизненно важной информации в голове. Ведение записей позволит вам извлечь максимум пользы из встреч, мероприятий и семинаров. После неформальных бесед вы можете делать заметки и записывать идеи, когда они приходят в голову.

Вы можете использовать несколько методов, чтобы вести записи более организованно, чем просто записывать что-то. К ним относятся, составление карт мыслей и быстрое ведение журнала.

Аутсорсинг, автоматизация и делегирование полномочий

Один из приемов повышения производительности — помнить, что не обязательно все делать самому. Для начинающих предпринимателей, увлеченных своей работой, вполне естественно браться за все.

По мере роста вашего бизнеса вы можете исключить задачи из списка дел, привлекая виртуальных помощников, автоматизируя их с помощью компьютерных программ и делегируя другим членам команды. Если же Ваша компания нуждается в повышении производительности во время сезонных всплесков, то стоит рассмотреть возможность аутсорсинга персонала для выполнения временных задач.

Инструменты для повышения продуктивности

Если вы хотите быть еще более продуктивным, некоторые инструменты помогут вам упростить выполнение ежедневных задач.

Эти приложения и программы помогут вам делать еще больше за меньшее время.

Инструменты управления проектами помогут вам планировать проекты, отслеживать их ход и работать совместно. К популярным инструментам управления проектами относятся Write, Basecamp и Monday.

Вы можете использовать приложение для отслеживания времени, которое поможет вам управлять своими временными блоками. Кроме того, оно отлично подходит для аудита вашего времени, чтобы увидеть, как вы его тратите, и внести улучшения. Хорошие приложения для отслеживания времени включают Toggl Track, HourStack и Timely.

Приложения для ведения заметок помогут вам быстро делать точные заметки. Они предлагают множество способов делать заметки и организовывать их так, чтобы они были доступны в дальнейшем. Microsoft OneNote, Evernote и Notion — вот несколько приложений, которые стоит попробовать.

Облачные хранилища позволяют хранить, получать доступ и организовывать файлы в любом месте. Google Drive, Dropbox, Sync и IDrive — хорошие варианты.

Написание текстов отнимает много времени. Инструменты для написания текстов могут повысить производительность, помогая вам вовремя структурировать и редактировать свою работу. Хорошие программы включают Grammarly, Scrivener и Trello.

Управление несколькими аккаунтами и кампаниями в социальных сетях может отнимать много времени. Приборная панель социальных сетей позволяет собрать все в одном месте. Некоторые инструменты включают HubSpot, Sprout Social и SocialBee.

Менеджеры паролей предназначены для того, чтобы заблокировать ваши пароли с помощью шифрования для обеспечения их безопасности. Они также могут повысить производительность, поскольку позволяют хранить все ваши пароли в одном месте. Популярные менеджеры включают Bitwarden, 1Password и Dashlane.